Talep
Şirketi bir bütün kabul edip veya departmanlara ayırarak sistemi kurabilirsiniz. Önerilen departmanlara
ayrılmasıdır. Departman içinde kişiler tanımlanır. Böylece her kullanıcı bağlı olduğu departman adına talepte
bulunabilir. Onay ve sonrası işlemi sipariş verme sistem üzerinden takip edilir. Talep oluştururken stok kod
yapısı düzenlemeleriyle son derece kolay telep edilen stoklara ulaşılabilir. Son satınalma bilgileri ile telep
eden kişi bilgilendirilir. Malzeme ile ilgili dikkate edilmesi gereken tüm bilgiler talep aşamasında ifade
edilir.
Bütçe kontrolü
Departmanlara ayrılan bütçelerin aşılması durumunda talep aşamasında işlem gerçekleşmeden durdurulabilir.
Böylelikle yapılan harcamalar kontrol altına alınabilir.
Talep, sipariş aşamalarının onayı
Talep ve siparişler organizasyon şemasına göre aşamalı onaya tabi tutularak yapılacak alımlar kontrol altına
alınabilir. Bunun yanında departman bazında tutarsal limitler belirleyerek siparişin parasal büyüklüğüne göre
kimin onaylayacağına karar verilebilir ve yetkilendirme yapılabilir. Böylece onaylama işlemini yapacak kişiler
sadece kendi yetki alanlarına giren talep ve siparişleri onay ekranında görerek bilgi kirliliğinden korunmuş
olurlar.
Talep edilen stok depoda varsa.
Talep edilen stoklar sipariş aşamasına geçmeden önce depoda var mı diye kontrol edilebilir. Talep edilen stoklar
eğer depo da var ise depodan karşılanır, eksik kalan miktarlar için otomatik olarak sipariş oluşturulabilir. Bu
sayede stoklarımızda zaten mevcut olan ürünlerin alımı önlenmiş olur.
Teklif analizi
Talepleri dikkate alarak kolaylıkla tedarikçilerimize teklif formu hazırlayıp mail ya da fax yoluyla
gönderebiliriz. Alınan teklifler tedarik süresi, fiyat vb. parametreler doğrultusunda program tarafından analiz
edilir ve en uygun olan seçenekler önerilen satıcılar ile birlikte tavsiye olarak ön plana çıkartılır.
Böylelikle karar verme aşaması hızlandırılmış olur.
Satınalma fiyat listelerini tanımlama
Sürekli çalışılan tedarikçilerimizin fiyat listeleri sisteme tanımlanabilir ve alımların bu fiyata listeleri
üzerinden yapılması sağlanabilir. Satınalmanın her aşamasında fiyat değişikliğine izin verilebilir veya tamamen
engellenebilir.
Satınalma analizi
Sipariş aşamasında stokla ilgili veya tedarikçi ile ilgili geçmiş satın alma analizleri yapılarak sipariş verene
yardımcı olunur.
Sipariş (satınalma emri)
Talep aşmasından veya teklif aşamasından siparişe geçilebileceği gibi bağımsız olarak sipariş aşamasından da
başlayabiliriz. Tüm bunlar şirket satınalma kuralları içinde değerlendirilir. Bunun anlamı istenirse talep
oluşmadan sipariş verilemeyeceğidir. Verilse bile sadece izin verilen stoklar için verilebilir. Sipariş talep
veya teklif üzerinden oluşturuluyorsa diğer tüm modüllerde olduğu gibi sadece gereken bilgilerin girişi için
zaman harcanır. Diğer tüm bilgiler zaten taşınmıştır. Birden fazla talep bir siparişte birleştirilebilir. Uygun
tedarikçi ve fiyat seçiminden sonra sipariş tedarikçiye fax veya diğer yöntemlerle gönderilmeye hazır sipariş
formunu oluşturur. Bir talebin birden fazla siparişi, bir siparişinde birden fazla teslimatı olabilir. Siparişin
kapatılmasına malzemesi geldiği otomatik yapabileceği gibi manuel olarak siz de karar verebilirsiniz.
Stoklara göre sipariş yetkisi
Özellikle farklı ürün gruplarının farklı satınalma elemanları tarafından yapıldığı işletmelerde tetkilendirme
yapılarak kullanıcıların sadece yetkili oldukları stokların satınalmasını yapmaları sağlanabilir.
Projelere bağlı satınalma işlemleri
Talep, sipariş, irsaliye, fatura aşamalarında hangi stok hangi proje için alınıyor bilgisi girilebilir. Bu
sayede proje bazlı stok takibi ve proje maliyeti yapılabilir.
Satınalma irsaliye işlemleri
İşletmeye gelen tüm malzemelerin başlangıç noktasıdır. Yine şirket kurallarına göre siparişe bağlı olarak veya
bağımsız girişlere izin verilebilir. İki temel amacından bir tanesi gelen malzemenin kalem ve miktar olarak
verilen siparişle uyumunu kontrol etmek diğeri de stok depo giriş hareketinin oluşmasını sağlamaktır.
Satınalma fatura işlemleri
Fatura işlemleri hizmet haricinde irsaliyeye bağlı olarak yapılır. İrsaliyesi gelmeyen bir faturanın sisteme
girişi mümkün değildir.
Farklı döviz cinslerini veya nakit ödenen faturaların sisteme girişi mümkündür.
Fatura girişi ile irsaliyedeki kalem ve miktar kontrolünün yanında siparişte kabul edilen birim fiyat kontrolü
yapılır. Konulan iş kuralları çerçevesinde uyarır veya ret eder. Bu aşamada yapılan kontroller alırken
kazanmanın başka bir ifadesidir.
Yapılan işlemler sonucu muhasebe ve cari kayıtlar otomatik olarak oluşturulur.
Cari borçlandırma istenirse taksitli olarak yapılabilir.
Hizmet tanımları ayrı olarak yapılmıştır. Pek çok uygulamada stok tanımında tutulan hizmet tanımları raporlama
ve muhasebe dağıtım teknikleri nedeniyle ayrı tutulmuştur. Belirlenecek dağıtım anahtarına göre servis,
elektrik yemek gibi giderler otomatik olarak departmanlara dağıtılabilir. Böylelikle departman maliyetleri doğru
ve kolay bir şekilde oluşturulabilir.
İade işlemlerini otomatik siparişle çevirme
Satın alıp iade ettiğimiz ürünler için ayrıca sipariş girilmesine gerekmez. İade işleminden otomatik olarak
sipariş verilebilir. Böylece kullanıcı için zaman tasarrufu sağlanır.
Çeyrek Asırlık Teçrübe
Taşınan Toplam Yük